Có một quan niệm phổ biến rằng, chỉ cần có nhiều năm kinh nghiệm chuyên môn, ai cũng có thể trở thành Event Manager. Nhìn lại quãng thời gian khi tôi bắt đầu nhận vị trí này, tôi cảm nhận rằng tôi còn thiếu quá nhiều. Nếu chỉ dựa vào kiến thức chuyên môn, khả năng ứng biến và multitask ở nhiều vai trò khác nhau như account, planner, logistic, production,… thì tôi đã nghĩ mình làm tốt. Nhưng tất cả những điều đó là chưa đủ để trở thành một Event Manager thực thụ.
Sau 7 năm thử nghiệm, trải qua nhiều tình huống và mọi thứ được định hình, dần dần tôi đã đúc kết được những yếu tố đặc trưng của vai trò này trong lĩnh vực Event. Một người dù giỏi chuyên môn đến đâu, nếu thiếu kỹ năng quản lý, thì không nên được cất nhắc lên làm quản lý, vì như vậy có thể doanh nghiệp sẽ mất một nhân viên xuất sắc nhưng lại nhận về một nhà quản lý tồi. Event Manager không nhất thiết phải thực hiện tất cả các công việc chi tiết, nhưng cần điều phối nhân sự, phân chia công việc, đánh giá năng lực, hướng dẫn và thúc đẩy tinh thần đội ngũ.
1. Sự chuyển đổi từ chuyên môn sang quản lý
Chuyên môn giỏi không thể thay thế cho kỹ năng quản lý. Đây là điều mà một Event Manager cần nhận ra. Khi bước vào vai trò quản lý, bạn cần học hỏi những kỹ năng mới, bao gồm quản lý con người và ra quyết định đúng đắn. Điều này đòi hỏi sự nhạy bén và tầm nhìn dài hạn, vượt xa các công việc kỹ thuật chuyên môn trước đây.
2. Quản lý nhân sự
Một Event Manager giỏi không chỉ tuyển dụng đúng người mà còn biết quản lý hiệu suất của cả đội ngũ. Việc xây dựng và phát triển một đội ngũ mạnh là cốt lõi, từ viết mô tả công việc chính xác cho từng vị trí đến việc sử dụng KPIs để đo lường hiệu quả công việc. Đôi khi, cần phải đưa ra quyết định sa thải khó khăn để đảm bảo môi trường làm việc phù hợp và hiệu quả.
3. Quản lý vận hành và quy trình
Công việc của Event Manager bao gồm lập kế hoạch chi tiết cho cả đội ngũ, từ mục tiêu ngắn hạn đến dài hạn, đảm bảo điều phối nhân sự và tài nguyên hợp lý. Mọi công việc cần được quy trình hóa, có phân công trách nhiệm rõ ràng và phải đánh giá được hiệu quả của các quy trình. Chất lượng sự kiện cần được theo dõi và cải tiến dựa trên phản hồi từ khách hàng và đội ngũ nội bộ.
Đào tạo là một phần không thể thiếu trong quá trình nâng cấp bản thân và đội nhóm.
4. Quản lý tài chính
Quản lý tài chính không chỉ trong phạm vi sự kiện mà còn liên quan đến vận hành phòng ban. Việc hoạch định chi tiêu, kiểm soát ngân sách, doanh thu và lợi nhuận là yếu tố quan trọng để phát triển phòng ban cũng như chuẩn bị cho bước tiến lên các vị trí cao hơn.
5. Quản lý kinh doanh
Event Manager cũng cần nắm bắt được yếu tố kinh doanh, từ việc nghiên cứu phát triển sản phẩm, chăm sóc khách hàng đến hoạch định chiến lược kinh doanh. Ngay cả khi không trực tiếp quản lý doanh thu, bạn vẫn phải hiểu và tham gia vào quá trình này.
6. Đào tạo và phát triển
Một quản lý giỏi là người biết đào tạo thế hệ kế cận giỏi hơn mình, đồng thời luôn sẵn sàng học hỏi và cải thiện bản thân. Khả năng thích ứng với sự thay đổi và dự đoán xu hướng là rất cần thiết để giữ cho đội ngũ luôn tiến bộ.
7. Lập và tổng hợp báo cáo
Việc lập và tổng hợp báo cáo là công cụ quan trọng để theo dõi hiệu quả hoạt động của phòng ban, giúp Event Manager nhận ra những điểm cần cải thiện và phát huy. Báo cáo chi tiết cũng giúp cấp trên đánh giá đúng năng lực quản lý của bạn.
8. Tầm nhìn
Event Manager cần có tầm nhìn rõ ràng, không chỉ về hướng phát triển của phòng ban mà còn về định hướng của công ty và thị trường. Tầm nhìn này giúp bạn chủ động trong công việc và bảo vệ quyền lợi của phòng ban trước các quyết định từ cấp trên.
Buổi họp đầu tuần của chúng tôi, và trong buổi họp này chúng tôi sẽ vinh danh những người đạt hiệu suất tốt nhất trong tuần trước qua các kết quả báo cáo KPIs.
Những điều tôi đã đề cập có thể bạn đâu đó tìm thấy trong sách hoặc các khóa học, bởi vì quản lý trong bất kỳ ngành nghề nào cũng có những đặc điểm chung. Tuy nhiên, để thực sự nắm vững, cần phải trải qua quá trình thực hành thực tế, và bạn thấy rằng những điều này hoàn toàn “vắng bóng” những kỹ năng chuyên môn. Thời gian để thực hành cũng không hề ngắn nếu như chúng ta không có người dẫn đường. May mắn rằng, hiện nay có nhiều công cụ hỗ trợ, như A.I, giúp nâng cao khả năng quản lý và cung cấp những gợi ý hữu ích. Tuy vậy, trong môi trường event agency với quy mô không quá lớn, vị trí Event Manager vẫn đòi hỏi kinh nghiệm thực chiến dày dặn, không phải ai cũng có thể làm tốt tất cả những yếu tố quản lý đó, và vẫn còn nhiều thách thức khác nữa. Bản thân tôi cũng liên tục thử nghiệm và điều chỉnh mỗi ngày, bởi công việc quản lý luôn phức tạp và rộng lớn.
Hy vọng những nội dung trên sẽ hữu ích với những ai đang chuẩn bị bước chân vào vai trò Event Manager cũng như có thể chia sẻ kinh nghiệm cùng các bạn đang đảm nhận vị trí này.
Phạm Xuân Quý
Founder Backstage
