Experience Design – Yếu tố quan trọng trong quá trình tổ chức sự kiện

Trong nhiều năm trở lại đây, không ít sự kiện được tổ chức trọn vẹn về mặt kỹ thuật: sân khấu chỉn chu, âm thanh đạt tiêu chuẩn, khâu vận hành trơn tru. Thế nhưng, khán giả vẫn dễ dàng quên đi sau vài ngày hoặc vài tuần. Câu hỏi đặt ra là: điều gì khiến một chương trình trở thành ký ức khó phai, còn một chương trình khác chỉ dừng lại ở mức “hoàn thành nhiệm vụ”?

Một ví dụ quốc tế thú vị là chuỗi sự kiện It’s A Date (IAD). Bằng cách pha trộn hài kịch và mô hình hẹn hò, chương trình đã thu hút hàng chục nghìn khán giả liên tục quay lại. Điều đáng chú ý không phải ở con số vé bán ra, mà ở cách nhà tổ chức xây dựng trải nghiệm toàn diện – từ chi tiết nhỏ đến cảm xúc lớn để tạo ra sự gắn kết lâu dài. Từ đó, có thể rút ra nhiều nguyên tắc cho ngành sự kiện nói chung.

Dưới đây là sáu yếu tố cốt lõi của thiết kế trải nghiệm sự kiện:

1. Cần một “câu chuyện” với những điểm chạm cảm xúc để dẫn dắt khán giả

Một sự kiện, dù là âm nhạc, hội thảo hay lễ hội văn hóa, luôn cần một trục xuyên suốt. Đó có thể là câu chuyện, thông điệp hoặc chủ đề được kể lại bằng nhiều hình thức khác nhau: ánh sáng, âm nhạc, cách dẫn dắt chương trình, thậm chí là thực đơn đồ ăn thức uống.

Khán giả nhớ lâu nhất những trải nghiệm gắn với cảm xúc mạnh, từ sự bất ngờ, hứng khởi cho đến cảm giác được tham gia một cách chủ động. Ở góc độ “hành trình khách hàng” (customer journey), khán giả tham dự một sự kiện sẽ đi qua nhiều “điểm chạm cảm xúc” (touch points) khác nhau. 

Một ví dụ cụ thể là Lễ hội Pháo hoa Quốc tế Đà Nẵng 2025 (DIFF 2025). Năm nay, ban tổ chức lần đầu tiên áp dụng công nghệ AR để bổ sung một lớp trải nghiệm hoàn toàn mới cho khán giả. Theo trang chính thức của DIFF, mỗi tấm vé giấy trở thành “cánh cửa ảo”, khi quét qua ứng dụng AR sẽ hiện ra các biểu tượng 3D như Cầu Rồng hay Cầu Vàng ngay trên màn hình điện thoại. Đặc biệt, trải nghiệm “Sky AR” cho phép người xem hướng máy lên bầu trời, nơi các hình ảnh văn hóa như chim Lạc hay cá Ông hiện lên, chuyển động hòa quyện cùng màn pháo hoa thật. Khoảnh khắc cao trào là khi bầu trời sông Hàn bùng nổ ánh sáng rực rỡ, đồng thời lớp hình ảnh AR cũng xuất hiện, khiến khán giả cảm giác như đang sống trong một “vũ trụ giao thoa” giữa thực và ảo.

Chính nhờ sự kết hợp giữa cảm xúc trực tiếp và công nghệ tương tác này, DIFF 2025 không chỉ là một lễ hội pháo hoa, mà trở thành hành trình trải nghiệm trọn vẹn. Khán giả không đơn thuần xem, mà còn tham gia, tương tác và mang về cho mình những khoảnh khắc khó quên.

2. Xây dựng bản sắc riêng cho sự kiện

Một sự kiện muốn sống lâu trong trí nhớ cần có bản sắc riêng, thay vì lẫn lộn trong vô số chương trình cùng loại. Bản sắc này phải được phản ánh ở mọi chi tiết: không gian tổ chức, phong cách âm nhạc, ngôn ngữ hình ảnh, thậm chí cả cách nhân viên chào đón khách. 

Ví dụ, Defqon.1 – lễ hội EDM lớn nhất tại Hà Lan không chỉ được nhận diện qua logo chữ Q hay gam màu đỏ đặc trưng, mà còn ở toàn bộ trải nghiệm đồng bộ từ sân khấu hình “chiến binh”, âm nhạc hardstyle xuyên suốt, cho đến phong cách thị giác gắn với biểu tượng bộ lạc. Khán giả bước vào là biết ngay mình đang tham gia “thế giới Defqon.1” chứ không phải bất kỳ festival nào khác. Chính sự nhất quán này tạo nên cảm giác đặc biệt, biến một lễ hội âm nhạc thành một vũ trụ có bản sắc riêng, khiến người tham dự dễ dàng nhớ và muốn quay lại.

3. Khuyến khích khán giả tham gia sự kiện

Sự kiện ngày nay không còn là “một chiều” từ sân khấu xuống khán giả. Khán giả muốn tham gia, muốn được lắng nghe và tương tác. Những yếu tố tương tác dù là trò chơi nhỏ, bình chọn trực tiếp, hay đơn giản là cơ hội chia sẻ câu chuyện đều có thể biến khán giả thành một phần của chương trình.

Khi được trao quyền tham gia, khán giả không chỉ quan sát, mà còn trở thành đồng tác giả của sự kiện. Tại đại nhạc hội GENFest, bản sắc không chỉ thể hiện ở sân khấu mà còn trải dài khắp các khu trải nghiệm. Khán giả vừa bước vào đã bắt gặp những không gian được thiết kế theo từng chủ đề, từ workshop nghệ thuật, góc trò chơi cộng đồng cho đến khu giao lưu văn hóa. Ở đó, phong cách âm nhạc, ngôn ngữ hình ảnh, cách bày trí đều toát lên sự trẻ trung, năng động – đúng tinh thần mà GENFest muốn lan tỏa. Trải nghiệm ấy còn diễn ra đồng thời trên online, khi khán giả có thể tham gia minigame và đăng hashtag những bức ảnh liên quan tới chương trình.

4. Tạo dư âm chương trình

Nhiều sự kiện rơi vào tình huống cao trào rực rỡ nhưng kết thúc nhạt nhòa. Trên thực tế, ấn tượng cuối cùng đóng vai trò quan trọng trong việc định hình ký ức.

Một sự kiện được thiết kế tốt cần tính đến cả “bookends”: mở đầu tạo hứng khởi, kết thúc để lại dư âm. Đó có thể là phần giao lưu nhẹ nhàng, khoảnh khắc cùng nhau hát vang một giai điệu, hay đơn giản là không gian để khán giả ở lại, tiếp tục trò chuyện. Khi rời đi trong tâm trạng tích cực, họ sẽ nhớ về sự kiện với sự trọn vẹn.

Húc Fest 2025 của Red Bull là ví dụ điển hình. Thương hiệu không chỉ hiện diện bằng logo, mà còn hòa vào trải nghiệm từ đầu đến cuối: khu “energy zone” cho khán giả nạp năng lượng, concept “Húc Tới Đi” xuyên suốt chương trình và đặc biệt là khoảnh khắc bế mạc khi pháo giấy tung bay, khán giả cùng hô slogan trong tiếng nhạc cao trào. Chính sự gắn kết này khiến dư âm sự kiện cả nhãn hàng luôn được kéo dài.

5. Nuôi dưỡng cộng đồng sau sự kiện

Trải nghiệm không nhất thiết dừng lại khi đèn sân khấu tắt, đặc biệt với những sự kiện mang tính chu kỳ hoặc gắn liền với thương hiệu (như lễ hội âm nhạc, sự kiện thể thao, hoạt động cộng đồng). Khi đó, việc duy trì kết nối sẽ giúp giữ lửa và tạo nền tảng cho lần tổ chức tiếp theo. Điều này có thể thực hiện bằng những email cảm ơn, video tổng kết chia sẻ trên mạng xã hội hay các hoạt động nhỏ dành cho nhóm khán giả trung thành.

Chẳng hạn, với chuỗi concert Anh Trai Vượt Ngàn Chông Gai, sau mỗi đêm nhạc đã hình thành nên cộng đồng khán giả trung thành mang tên “Gai Con”. Họ thường xuyên chia sẻ lại những khoảnh khắc ấn tượng, trao đổi cảm xúc, thậm chí tự tạo group online để kết nối. Chính sự gắn kết này không chỉ giữ nhiệt cho chương trình, mà còn lan tỏa thành một văn hoá “đu idol” văn minh, nơi người hâm mộ biết cổ vũ tích cực và hỗ trợ lẫn nhau. Đây là minh chứng rõ ràng cho việc duy trì kết nối sau sự kiện có thể tạo ra một cộng đồng bền vững, đồng hành cùng thương hiệu trong những lần tổ chức tiếp theo.

Ngược lại, với các sự kiện một lần như lễ tri ân doanh nghiệp hay hội nghị khách hàng khép kín, phần “cộng đồng” không phải là trọng tâm, mà quan trọng hơn là để lại dư âm tích cực và thông điệp rõ ràng ngay tại thời điểm kết thúc.

Thiết kế trải nghiệm sự kiện không phải là khái niệm xa xỉ, mà là yêu cầu tất yếu trong bối cảnh khán giả ngày càng khó tính và nhiều lựa chọn. Một chương trình trọn vẹn về kỹ thuật chưa chắc đủ, nếu thiếu đi câu chuyện, cảm xúc, bản sắc, sự tham gia, dư âm và cộng đồng.

Đầu tư cho trải nghiệm không chỉ là làm đẹp cho chương trình, mà là cách duy nhất để biến sự kiện thành ký ức khó quên trong lòng công chúng.

Backstage Event

Đọc thêm: Người làm event cần hiểu gì về IMC – Marketing tích hợp?