Vị trí event logistic có lẽ là 1 vị trí nghe chừng dễ bắt nhịp nhất dành cho những bạn chưa nhiều kinh nghiệm vì thường sẽ là “chạy sai vặt” đi mua cái này cái kia. Trong những buổi tìm hiểu ngắn của mình thì có đến >80% các bạn từ 1-3 năm kinh nghiệm thường làm tại vị trí liên quan đến Vận hành và logistic, vì những vị trí này sẽ cần các bạn có sự nhanh nhẹn, một vài kỹ năng mềm là có khả năng đáp ứng được.
Nhưng công việc nào cũng có những đỉnh cao riêng, logistic có thể là công việc dễ bắt đầu nhưng để làm tốt các bạn cần nghiêm túc thực hiện nó với đầy đủ năng lực và trách nhiệm. Sau đây là 1 số yếu tố cần thiết để giúp các bạn định hướng và làm tốt hơn vai trò Logistic nhé:
1. Đọc hiểu nội dung sự kiện
Để bắt đầu thực hiện công việc, trước tiên các bạn cần nắm được nhiệm vụ mình đang thực hiện nằm trong phần nào của sự kiện, nhiệm vụ này có vai trò như thế nào trong tổng thể các hoạt động, và mối liên hệ đó ảnh hưởng ra sao.
Vd: các bạn đang chuẩn bị cho 1 chuỗi activation gồm các hoạt động sampling, chơi game nhận quà thì vấn đề logistic vận hành cần đặt lên hàng đầu bởi có rất nhiều những vật dụng nhỏ nhưng nhiều, chạy dài ngày và di chuyển nhiều nơi. Vì thế đối với những dạng này sẽ hiểu rằng quản lý đồ đạc, tránh thất thoát sản phẩm, quà tặng, và báo cáo hàng ngày là điều các bạn phải nghĩ đến đầu tiên. Các sản phẩm sampling cần bảo quản như thế nào, quà tặng thống kê đối chiếu hàng ngày ra sao, kho chứa đồ đặt tại đâu, vận chuyển toàn bộ thứ đó đi các điểm sao cho tối ưu nhất…
Một công việc chuẩn bị trang trí của đội ngũ Backstage Crew
2. Lập và quản lý checklist, form giấy tờ
Checklist và form giấy tờ là tài liệu không thể thiếu của 1 người làm logistic. Biết cách lập checklist toàn bộ hạng mục và công việc sẽ giúp các bạn quản lý tránh thiếu sót, đảm bảo đúng thời hạn. Bên cạnh đó việc giao nhận hàng hoá cũng cần có các form mẫu, quy trình giao nhận đầy đủ giúp các bạn có thể báo cáo kịp thời các loại hàng hoá còn và hết hay đã giao gì cho ai.
3. Biết đặt câu hỏi
Đôi khi chúng ta chưa nắm bắt được hết mọi thứ, hãy biết cách đặt câu hỏi để khai thác thông tin. Đặt câu hỏi với đội ngũ lập kế hoạch để hiểu mục tiêu của hoạt động này, đặt câu hỏi với nhà cung cấp để có giải pháp cho sản phẩm dịch vụ phù hợp, đặt câu hỏi cho chính mình rằng tôi muốn làm việc này tốt nhất thì sẽ cần phải làm như thế nào.
Và hãy tìm hiểu kỹ trước khi đặt câu hỏi. Tránh đưa ra những câu hỏi quá ngây ngô, hoặc cho thấy rằng bạn chưa nghĩ đã hỏi, như thế người khác cũng k muốn trả lời bạn.
1 tip cho các bạn, để khai thác 1 vấn đề hãy biết cách đặt câu hỏi: Tại sao? 5 lần. Bạn sẽ hiểu vấn đề đó để có sự chuẩn bị tốt.
– Tại sao lại là hoạt động này mà không phải là hoạt động khác?
– Tại sao phải chuẩn bị số lượng nhiều hơn mà không phải vừa đủ?
– Tại sao thời gian hoạt động lại chia thành 2 thời điểm khác nhau mà không phải là 1.
– Tại sao quà tặng lại ít thế?
– Tại sao …
4. Khả năng tìm kiếm nhà cung cấp
Ở mỗi nơi đều có những khu phố bán đồ riêng biệt, ngoài ra các shop, các nhà cung cấp dịch vụ cũng bán và quảng cáo online rất nhiều
Khả năng quan sát, ghi nhớ, cũng như biết khai thác công cụ, từ khoá tìm kiếm là yếu tố then chốt để các bạn có thể “lần mò” được những sản phẩm độc đáo, ít người biết tới hoặc những đầu bán buôn số lượng lớn, giá cả phải chăng cũng như cung cấp kịp thời.
Vd: ở Hn mình thường tìm hiểu đặc trưng của các chợ như chợ Đồng Xuân, chợ Hôm, chợ Ninh Hiệp cho chất liệu vải, thảm lạ mắt. Hàng vải bán tre, hàng chiếu bán dây thừng, băng keo, các loại lưới. La thành, thuốc bắc bán kim khí. Lý Nam Đế cho phụ kiện máy tính, tin học …
Biết càng nhiều càng có lợi, sau này chỉ cần nói đến là biết chỗ mua, giá ở đâu hợp lý.
5. Deal giá
Nhiều sản phẩm trong lĩnh vực này không có giá chung, vì thế việc tìm đúng nhà cung cấp có giá tốt giữa hàng trăm người bán cũng tương đối vất vả. Nhưng phân biệt giữa level “non nớt” và level “kinh nghiệm” là ở khoản deal được chi phí tốt nhất so với thị trường. Hãy tìm ít nhất 3 nhà cung cấp và so sánh giá, tìm ra các đặc điểm nổi bật của các nhà cung cấp và tuỳ tình huống để lựa chọn.
Vd: có nhà cung cấp giá cao nhưng dịch vụ tốt, có hàng mẫu thử, hỗ trợ vận chuyển đêm, còn ncc giá thấp thì không cho mẫu thử, nhắn tin không trả lời, hoặc thời gian làm sản phẩm lâu hơn…
Giá rẻ nhất không phải là lựa chọn tốt nhất các bạn nhé. Vừa rẻ vừa dịch vụ tốt mới là lựa chọn.
6. Sắp xếp và quản lý việc vận chuyển và kho đồ lưu trữ.
Có những người mình biết làm logistic chỉ cần nhìn đồ đồ đạc ngổn ngang là họ biết sắp xếp tất cả chỗ này tốn bao nhiêu diện tích, nếu vận chuyển thì bao nhiêu xe, xe có kích thước thùng hàng bao nhiêu là đủ, thời gian vận chuyển mất bao lâu, có gì ảnh hưởng đến hàng hoá khi vận chuyển hay không? Vì khả năng quan sát, sắp xếp trật tự được rèn luyện qua thời gian cũng như sự chú tâm vào công việc. Ngược lại cũng có những người chỉ biết cho lên xe, cho vào kho, thế là xong.
Sự khác biệt của người làm nghề tốt hay không ở chỗ đó các bạn ạ.
7. Bảo quản hàng hoá
Hàng hoá trong kho, nhất là những kho tạm thường gặp nhiều vấn đề ảnh hưởng như thời tiết, nhiệt độ, côn trùng, chuột, gián… vì vậy việc sắp xếp sao cho tránh thất thoát và hư hỏng cũng là vấn đề đáng lưu ý. Nếu trong kho có thực phẩm mà bảo quản không kỹ dễ gây hư hỏng hàng loạt, thiệt hại là 1 phần nhưng qua đó khách hàng sẽ đánh giá năng lực của đơn vị thực hiện và tất nhiên là không ai muốn như thế cả.
Trên đây hầu hết là những kinh nghiệm thực tế trong quá trình vận hành và triển khai các sự kiện, công việc này tương đối dễ làm, dễ bắt đầu nhưng cần có sự tỉ mỉ cẩn thận nhất định mới có thể làm tốt được.
Phạm Xuân Quý
Founder Backstage
